KVKK Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu: © Moni Yazılım

Belgenin kapsamı. Bu metin, Meslektaş internet sitesi ve mobil uygulaması üzerinden kişisel verilerin elde edilmesi, kullanılması, saklanması, aktarılması ve ilgili kişi başvurularının yönetilmesine ilişkin esasları açıklar. Metin; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), ikincil düzenlemeler ve yürürlükteki Kurul uygulaması dikkate alınarak hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu, Kapsam ve Aydınlatmanın Amacı

© Moni Yazılım (“Moni Yazılım”, “Şirket” veya “biz”), Meslektaş adlı dijital platformun işletilmesi kapsamında, kendi belirlediği amaç ve vasıtalarla gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından KVKK anlamında veri sorumlusudur. Meslektaş kullanıcılarının kendi müvekkilleri, çalışanları, karşı tarafları veya diğer üçüncü kişiler adına/hesabına platforma veri yüklediği hallerde ise, somut faaliyetin niteliğine göre Moni Yazılım’ın veri işleyen sıfatı ayrıca gündeme gelebilir. İşbu metin, Moni Yazılım’ın veri sorumlusu sıfatıyla yürüttüğü işlemler için hazırlanmıştır.

Aydınlatmanın amacı; kişisel verilerinizin hangi kategorilerde toplandığını, hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiğini, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceğini, verilerin hangi yöntemlerle elde edildiğini ve KVKK kapsamındaki haklarınızı açık ve anlaşılır biçimde açıklamaktır.

Önemli. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza birbirinden farklıdır. Bir işleme faaliyeti KVKK’nın 5 veya 6. maddelerinde yer alan açık rıza dışındaki bir hukuki sebebe dayanıyorsa, bu faaliyet için ayrıca açık rıza aranmaz. Açık rıza gereken hallerde ise rıza ayrı bir işlem olarak talep edilir ve geri alınabilir.

2. Tanımlar

Aşağıdaki kavramlar, KVKK’daki anlamları esas alınarak kullanılır:

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
• Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Yok etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

3. Kişisel Veri İşleme İlkelerimiz

Moni Yazılım, kişisel verileri KVKK’nın 4. maddesindeki genel ilkelere uygun şekilde işler. Buna göre işleme faaliyetlerinde aşağıdaki esaslar gözetilir:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilmesi.

• Verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulması.

• Belirli, açık ve meşru amaçlarla veri işlenmesi.

• İşleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü veri kullanılması.

• Verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi.

İşleme amacı değişirse, yeni amaç kapsamında veri işleme faaliyetine başlanmadan önce mevzuatın gerektirdiği ölçüde ayrıca aydınlatma yapılır. Moni Yazılım, açık rızaya dayanılması gerekmeyen bir faaliyeti sırf tedbir amacıyla açık rızaya bağlamamayı; buna karşılık açık rıza gereken faaliyetleri de çekirdek hizmetin zorunlu unsuruymuş gibi sunmamayı esas alır.

4. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri, Amaçlar ve Hukuki Sebepler

Meslektaş’ın temel işlevleri, üyelik doğrulaması, görevlendirme/başvuru süreçleri, güvenlik, destek ve mevzuata uyum için aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir. Belirtilen örnekler sınırlayıcı değildir; ancak işleme her durumda amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır.

4.1. Açık rızanın kullanıldığı haller

Moni Yazılım, kişisel veri işleme faaliyetini öncelikle işleme amacına uygun somut hukuki sebebe dayandırır. Açık rıza; ancak mevzuatın bunu gerektirdiği veya ilgili faaliyetin niteliği gereği diğer işleme şartlarının bulunmadığı hallerde talep edilir. Örneğin zorunlu olmayan pazarlama/analitik tercihleri, özel nitelikli veri içeren ihtiyari içerikler veya yurt dışı aktarımının ancak ilgili hukuki mekanizma çerçevesinde rızaya dayanabileceği istisnai haller bu kapsamda değerlendirilebilir.

Açık rızanın geri alınması, geri alma tarihinden önce rızaya dayanılarak gerçekleştirilen işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez. Ayrıca aynı verinin sözleşme, hukuki yükümlülük veya hakların tesisi/korunması gibi başka bir hukuki sebebe dayalı olarak işlenmesi gerekiyorsa, rızanın geri alınması bu işlemleri kendiliğinden sona erdirmez.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel veriler, işleme faaliyetinin niteliğine göre tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilebilir.

• Meslektaş mobil uygulaması ve internet sitesi üzerindeki üyelik, profil, görev, başvuru, atama, destek ve iletişim ekranları.

• Kullanıcının belge, görsel veya açıklama yüklemesi; sistem içi mesaj/işlem oluşturması.

• Oturum, güvenlik ve teknik loglar; çerezler ve benzeri teknolojiler.

• Kullanıcının talebi üzerine yürütülen destek, doğrulama ve uyuşmazlık süreçleri.

• Mevzuata uygun olmak kaydıyla kamuya açık mesleki doğrulama kaynakları ve yetkili kurum/kuruluşlardan gelen bildirimler.

• Hizmet sağlayıcılar, ödeme/muhasebe altyapısı veya entegrasyonlar üzerinden yalnızca hizmetin yürütülmesi için gerekli sınırlı bilgiler.

6. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Meslektaş’ın çekirdek üyelik ve görevlendirme hizmetleri kural olarak özel nitelikli kişisel veri toplanmasını gerektirmez. Kullanıcıların görev açıklaması, destek kaydı, ek belge veya serbest metin alanlarına özel nitelikli kişisel veri girmemeleri esastır.

Bununla birlikte özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin kaçınılmaz olduğu istisnai bir durumda, söz konusu veriler yalnızca KVKK’nın 6. maddesinde sayılan işleme şartlarından en az birinin bulunması ve Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla işlenir. Bu kapsamda, 2024 yılında yürürlüğe giren değişikliklerle güncellenen KVKK m.6 hükümleri esas alınır.

Kullanıcıların üçüncü kişilere ait verileri. Bir avukat, katip veya diğer kullanıcı; müvekkiline, karşı tarafa, çalışana, tanığa veya başka bir üçüncü kişiye ait kişisel veriyi Meslektaş’a yüklemeden önce bu aktarım için gerekli hukuki dayanağın mevcut olduğunu ve kendi aydınlatma/mesleki sır yükümlülüklerini yerine getirdiğini gözetmelidir. Gereksiz veya amaçla ilgisiz kişisel veri ile özel nitelikli veri platforma yüklenmemelidir.

7. Çerezler, Teknik Kayıtlar ve Üyelik Girişi Olmadan Kullanım

Meslektaş’ın internet sitesi veya uygulaması üyelik girişi yapılmadan kullanılsa dahi IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi, erişim zamanı, hata kaydı ve benzeri teknik veriler oluşabilir. Bu veriler, kişiyi makul surette belirlenebilir kıldığı ölçüde kişisel veri olarak değerlendirilir; yalnızca ‘anonim’ olduğu varsayımıyla işlem yapılmaz.

Zorunlu teknik kayıtlar; hizmetin sunulması, güvenliğin sağlanması, oturum yönetimi ve uygulanabilir mevzuat yükümlülükleri için işlenebilir. Analitik veya pazarlama amaçlı zorunlu olmayan çerez/benzeri teknolojiler kullanılması halinde, hukuken gerekli olduğu ölçüde kullanıcı tercihi veya açık rıza mekanizması ayrıca işletilir.

8. Kişisel Verilerin Aktarılması

8.1. Yurt içindeki alıcı grupları

Kişisel veriler, aktarımın hizmetin sunulması veya mevzuata uyum için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Barındırma, bulut, yedekleme, bilgi güvenliği, teknik bakım ve yazılım geliştirme hizmeti sağlayıcıları.

• Muhasebe, e-fatura/e-arşiv, ödeme ve finansal operasyon hizmeti sağlayıcıları.

• Hukuk, denetim, danışmanlık ve uyuşmazlık çözümü kapsamında profesyonel hizmet sağlayıcıları.

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler, savcılıklar, kolluk ve idari makamlar; yalnızca hukuken geçerli talep ve yükümlülükler çerçevesinde.

• Meslektaş kullanıcıları; yalnızca platform fonksiyonunun gerektirdiği görünürlük ve görevlendirme senaryolarında.

Hizmet sağlayıcılarla yapılan paylaşımlarda, ilgili sağlayıcının rolüne göre veri işleyen sözleşmeleri, gizlilik ve güvenlik hükümleri veya mevzuatın öngördüğü diğer güvenceler uygulanır.

8.2. Yurt dışına aktarım

Kişisel verilerin Türkiye dışında bulunan sunucu, bulut hizmeti, teknik destek, analitik veya diğer hizmet sağlayıcılarıyla paylaşılması gerekiyorsa aktarım, KVKK’nın 9. maddesinde yürürlükte bulunan yurt dışına aktarım rejimine uygun şekilde gerçekleştirilir.

Bu kapsamda sırasıyla; ilgili ülke/sektör/uluslararası kuruluş hakkında yeterlilik kararı bulunması, yeterlilik kararı yoksa Kanun’da öngörülen uygun güvencelerden birinin sağlanması (örneğin Kurulca ilan edilen standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya gerekli şartları taşıyan diğer güvence yöntemleri), bunların da sağlanamadığı hallerde ise yalnızca Kanun’da sınırlı olarak düzenlenen ve arızi aktarıma izin veren istisnai haller değerlendirilir.

Moni Yazılım, yurt dışına aktarım mekanizmasını yalnızca fiilen kullanılan hizmet sağlayıcının konumu, veri akışının niteliği ve güncel mevzuat dikkate alınarak belirler; bu metin herhangi bir belirli ülkeye veya belirli hizmet sağlayıcısına sınırsız aktarım taahhüdü veya izni vermez.

8.3. Meslektaş kullanıcıları arasındaki görünürlük

Meslektaş’ın görevlendirme ve profesyonel ağ fonksiyonları gereği bazı profil ve işlem bilgilerinin diğer kullanıcılara gösterilmesi gerekebilir. Görünürlük, hizmetin gerektirdiği ölçüyle sınırlandırılır.

• Göreve başvuru aşamasında, görevi oluşturan kullanıcıya başvurunun değerlendirilmesi için gerekli profil/uzmanlık bilgileri gösterilebilir.

• Görevin atanmasıyla birlikte, görevin ifası için gerekli kimlik ve iletişim bilgileri ilgili taraflar arasında erişilebilir hale gelebilir.

• Yorum ve puanlama alanlarında, kullanıcı arayüzünün tasarımına göre ad-soyadın tamamı yerine sınırlı profil bilgisi veya kısaltılmış kimlik bilgisi gösterilebilir.

• Platform içi aktivite akışlarında, kullanıcıların gereksiz kişisel verilerinin ifşa edilmemesi için görünürlük sınırlandırılabilir.

Moni Yazılım, güvenlik, gizlilik, kullanıcı deneyimi veya mevzuat gerekleri doğrultusunda kullanıcılar arası görünürlük alanlarını azaltabilir, maskeleyebilir veya erişim kontrollerine tabi tutabilir.

9. Kullanıcı Tarafından Oluşturulan İçerikler ve Mesleki Sır

Meslektaş, hukuk profesyonellerinin görev oluşturabildiği ve birbirleriyle çalışma süreçleri yürütebildiği bir platform olduğundan, kullanıcıların serbest metin alanlarına üçüncü kişilere ait bilgi eklemesi mümkündür. Bu nedenle kullanıcılar, görev tanımı ve eklerinde yalnızca hizmetin yürütülmesi için gerekli asgari bilgiyi paylaşmalıdır.

• Müvekkil sırrı, dosya içeriği, sağlık verisi, ceza mahkûmiyeti bilgisi, biyometrik veri veya benzeri hassas içerikler zorunlu olmadıkça yüklenmemelidir.

• Görevin anonimleştirilmiş veya maskelenmiş bilgiyle açıklanması mümkünse bu yöntem tercih edilmelidir.

• Kullanıcının üçüncü kişiye ait veriyi platforma yüklemesi, Moni Yazılım’ın bu veriyi sınırsız amaçlarla kullanabileceği anlamına gelmez; işleme, hizmetin sunulması ve hukuki yükümlülüklerle sınırlıdır.

• Moni Yazılım, hukuka aykırı veri paylaşımı şüphesi, güvenlik riski veya mevzuata aykırılık halinde içeriğe erişimi sınırlandırabilir, içeriği kaldırabilir, hesabı incelemeye alabilir veya yetkili makam taleplerini yerine getirebilir.

10. Saklama, Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta belirli bir saklama süresi öngörülmüşse bu süre boyunca; özel bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerektirdiği süre, olası uyuşmazlık ve zamanaşımı süreleri ile hakların tesisi/kullanılması/korunması için makul ölçüde gerekli süre dikkate alınarak muhafaza edilir.

KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında kişisel veriler, Moni Yazılım’ın tabi olduğu saklama ve imha süreçleri doğrultusunda resen veya ilgili kişinin usulüne uygun talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bir silme talebinin bulunması, mevzuat gereği saklanması zorunlu kayıtların veya devam eden/olası bir hukuki uyuşmazlık bakımından hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için zorunlu verilerin derhal ortadan kaldırılmasını gerektirmez. Bu veriler, ilgili hukuki sebep devam ettiği ölçüde yalnızca zorunlu amaçlarla sınırlı olarak muhafaza edilebilir.

11. Veri Güvenliği

Moni Yazılım, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla işleme faaliyetinin niteliği ve risk seviyesiyle uyumlu teknik ve idari tedbirler uygular.

• Yetki ve erişim kontrolleri, kimlik doğrulama ve oturum güvenliği.

• Loglama, olay izleme ve şüpheli işlem tespiti.

• Yedekleme, iş sürekliliği ve gerekli hallerde veri kaybını önleme kontrolleri.

• Hizmet sağlayıcıların gizlilik ve veri güvenliği yükümlülüklerinin sözleşmesel olarak düzenlenmesi.

• Yetkili personel için gizlilik yükümlülükleri ve farkındalık tedbirleri.

• Riskin niteliğine göre şifreleme, maskeleme, erişim sınırlandırması veya benzeri koruma yöntemleri.

İnternet ve mobil iletişim sistemleri yapıları gereği mutlak ve sıfır riskli bir ortam değildir. Bununla birlikte bu durum, Moni Yazılım’ın mevzuattan doğan veri güvenliği yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz; güvenlik önlemleri risk temelli olarak gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.

12. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak kendinizle ilgili olarak aşağıdaki hakları kullanabilirsiniz:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
2. Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme.
6. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklar mutlak nitelikte olmayıp, talebin konusu ve Moni Yazılım’ın dayandığı hukuki sebebe göre Kanun’da öngörülen sınırlar içinde değerlendirilir. Örneğin mevzuat gereği saklanması zorunlu veriler bakımından silme talebi, ilgili saklama yükümlülüğü sona erene kadar yerine getirilemeyebilir.

13. Veri Sorumlusuna Başvuru Usulü ve Cevap Süreci

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen yöntemlerden biriyle Moni Yazılım’a iletebilirsiniz. Başvurunun, talebin niteliğine göre kimlik doğrulamaya elverişli bilgi ve belgeleri içermesi gerekir.

• Yazılı başvuru.

• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden başvuru.

• Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılarak başvuru.

• Daha önce Moni Yazılım’a bildirilmiş ve sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresi kullanılarak başvuru.

• Başvuru amacına yönelik olarak Meslektaş içinde sunulan bir form veya yazılım kanalı bulunması halinde bu kanal üzerinden başvuru.

Başvuruda, mevzuatın gerektirdiği ölçüde aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:

• Ad ve soyad; yazılı başvuruda imza.

• T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası.

• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi.

• Varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası.

• Talep konusu ve talebi destekleyen bilgi/belgeler.

Başvuru kanalları
Merkez adresi: [Merkez adresi eklenecek]
KVKK başvuru e-posta adresi: info@moniyazilim.com

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Talep kabul edilebilir veya hukuki gerekçe açıklanarak reddedilebilir; cevap yazılı veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde, KVKK’da öngörülen süre ve usuller çerçevesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet hakkı kullanılabilir.

14. Metnin Güncellenmesi ve Yürürlük

Bu Aydınlatma Metni, Meslektaş’ın iş modelinde, kişisel veri işleme faaliyetlerinde, kullanılan hizmet sağlayıcılarda veya ilgili mevzuatta değişiklik olması halinde güncellenebilir. Güncellemenin kişisel veri işleme amaçlarını veya ilgili kişilerin haklarını esaslı şekilde etkilemesi halinde, mevzuatın gerektirdiği yöntemle ayrıca bilgilendirme yapılır.

Güncel metin Meslektaş’ın internet sitesi ve/veya mobil uygulaması üzerinden erişime sunulur. İşbu metin 29 Eylül 2026 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

15. Dayanak Mevzuat ve Uyum Çerçevesi

İşbu metin hazırlanırken başta aşağıdaki düzenlemeler esas alınmıştır:

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (özellikle m. 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 ve 13).

• Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ.

• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ.

• Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

• Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve güncel Kurul düzenlemeleri.

• Uygulanabildiği ölçüde 5651 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat.

Yorum kuralı. Bu metin, ilgili kişinin kanundan doğan haklarını ortadan kaldıran veya daraltan bir feragat metni değildir. Metin ile emredici mevzuat arasında çelişki bulunması halinde emredici mevzuat uygulanır. Moni Yazılım’ın mevzuatın izin verdiği hukuki sebeplere dayanma, kayıt saklama, haklarını ileri sürme ve yasal taleplere cevap verme yetkileri saklıdır.